الماجستير المهني في إدارة المشتريات والعقود

دراسة منهجية لدورة الشراء وتنظيم خطواتها التنفيذية من رصد الاحتياج الداخلي وتوصيفه وحتى استلام التوريدات ومتابعة أدائها.

تمكين الدارس من تنظيم إجراءات الشراء بكفاءة، وتحليل الاحتياجات وتجميعها، والتمييز بين وثائق طلب العروض، وتقييم العروض المقدمة وفق معايير معلنة ومفهوم التكلفة الكلية.

• دور المشتريات وموقعها التنظيمي وعلاقتها بوظائف المؤسسة المختلفة.
• تحليل الاحتياجات المؤسسية، وتجميع الطلبات المتشابهة، وترتيب الأولويات.
• تخطيط المشتريات والتنسيق الزمني مع الإدارات الطالبة والمستفيدة.
• إعداد متطلبات الشراء وتوصيف نطاق التوريد بالتعاون مع المختصين.
• أنواع وثائق الشراء وأغراض استخدامها:
  • طلب المعلومات (RFI): لاستكشاف السوق وجمع معلومات عامة عن الإمكانيات والحلول المتاحة.
  • طلب عروض أسعار (RFQ): للمشتريات والمواصفات القياسية المحددة بدقة حيث تمثل المفاضلة السعرية العنصر الأساسي.
  • طلب تقديم عروض (RFP): للمشاريع والخدمات التي تتطلب تقديم حلول وعروض فنية ومالية متكاملة لتقييم منهجية التنفيذ والكفاءة الفنية.
• تقييم العروض وفق معايير معلنة وموضوعية تتناسب مع طبيعة الاحتياج.
• التكلفة الكلية للشراء (TCO) والمفاضلة المتوازنة بين السعر، ومستوى الجودة، ومواعيد التسليم، وخدمات ما بعد البيع.
• توثيق قرارات الشراء، وإصدار الأوامر، ومتابعة خطط التوريد حتى الاستلام النهائي.

تنظيم عمليات الشراء المؤسسي، والحد من الشراء العشوائي أو المكرر، والمفاضلة بين العروض بناءً على معايير فنية وتجارية واضحة.

إعداد خطة شراء ربع سنوية لمستلزمات تشغيلية، وتجهيز وثيقة طلب عروض أسعار أو طلب تقديم عروض بناءً على تصنيف الاحتياج، وتطبيق نموذج تقييم يقارن التكلفة الكلية وشروط التسليم.

يمثل الأساس الإجرائي لتحديد ما تشتريه المؤسسة، وتعتمد عليه إدارة الموردين في اختيار الجهات المؤهلة، بينما تستند إليه إدارة العقود في ضبط بنود الالتزام اللاحقة.

تنظيم ومتابعة الجوانب الإدارية والتنسيقية للاتفاقيات والتعاقدات، ومراقبة الالتزامات المتبادلة طوال دورة العقد، بالتعاون مع المختصين في المسائل القانونية والفنية.

فهم دورة حياة العقد وتنظيم متابعة مخرجاته ومواعيده وتكاليفه، ومراقبة مستويات الخدمة، وإدارة التغييرات والتسليم والإغلاق الإداري.

• مراحل دورة العقد بدءًا من إعداد متطلبات التعاقد ومراجعة الالتزامات، مرورًا بالتنفيذ، وصولًا إلى الإغلاق.
• تدقيق نطاق العمل والمخرجات وتوزيع المسؤوليات بالتعاون مع الفرق الفنية والمستفيدة.
• فهم الشروط التجارية والتشغيلية الأساسية (الدفعات، الضمانات، مواعيد التسليم) بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
• بناء مؤشرات الأداء، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، ومعايير الاستلام والفحص.
• التوثيق الإداري للمراسلات والالتزامات والمواعيد التعاقدية المعتمدة.
• متابعة التغييرات وأوامر التغيير، وتقييم آثارها الفنية والمالية بالتنسيق مع الإدارات المختصة، ومتابعة مسارات الموافقة النظامية.
• رصد حالات التأخير وعدم الوفاء بالالتزامات، وتطبيق الإجراءات الإدارية وتصعيد الخلافات للمختصين القانونيين.
• التجديد والإنهاء، وإجراءات الإغلاق الإداري والمالي للعقد، وتوثيق الدروس المستفادة.

تطوير القدرة على متابعة الالتزامات والمواعيد والتكاليف، ورصد الانحرافات وتوثيق التغييرات وتصعيدها وفق الصلاحيات والإجراءات المعتمدة.

تصميم ملف متابعة إداري لعقد خدمات أو توريد، يتضمن جدول متابعة لمستويات الخدمة، واستمارة توثيق لأمر تغيير توضح أثره المالي والزمني، وإجراءات الإغلاق الإداري للعقد بعد اكتمال التوريد.

تشارك إدارة العقود منذ مرحلة إعداد المتطلبات بالتنسيق مع المشتريات، وتترجم نتائج المفاوضات إلى التزامات تشغيلية واضحة، وتزود إدارة المخاطر برصد مبكر لثغرات الأداء أو التأخير.

دراسة أسس تأهيل وتصنيف الموردين، ومتابعة أدائهم التشغيلي، والتحضير المنظم للتفاوض التجاري لتحقيق شروط تخدم أهداف المنشأة دون إخلال بأخلاقيات المهنة.

تطوير القدرة على اختيار وتأهيل الموردين المناسبين، وبناء بطاقات تقييم دورية لأدائهم، واكتساب مهارات التحضير لجلسات التفاوض على السعر والخدمة والتسليم.

• منهجيات البحث عن الموردين وإجراءات التأهيل المسبق وفق معايير المؤسسة.
• تصنيف الموردين بحسب الأهمية التشغيلية، ومستوى الإنفاق، ودرجة المخاطر.
• بناء معايير تقييم الموردين وتصميم بطاقات متابعة الأداء الدوري.
• إدارة العلاقات والتواصل المؤسسي مع الموردين ومعالجة أوجه القصور التشغيلي.
• التحضير المنهجي للتفاوض: تحديد الأهداف، وترتيب الأولويات، وتطوير البدائل المتاحة.
• مجالات التفاوض التجاري والتشغيلي: السعر، شروط السداد، مواعيد التسليم، فترات الضمان، ومستويات الخدمة.
• توثيق محاضر ومخرجات التفاوض والتأكد من اتساقها مع لوائح الشراء وصلاحيات الاعتماد قبل توقيع العقود.
• أخلاقيات الشراء، وحوكمة التعامل مع الموردين، وإدارة تعارض المصالح، والحفاظ على سرية المعلومات.

إدارة قنوات التعامل مع شبكات التوريد بكفاءة وموضوعية، والاستعداد المنظم لجلسات النقاش التجاري للتوصل إلى شروط متوازنة للمؤسسة، والالتزام بقواعد النزاهة المهنية.

إعداد بطاقة تقييم أداء ربع سنوية لمورد خدمة، وتجهيز خطة تفاوض مسبقة تتضمن أهداف المؤسسة والحدود المقبولة للتفاوض حول شروط الدفع وجداول التوريد والبدائل المقترحة.

يدعم إدارة المشتريات بتوفير شبكة موردين معتمدين وموثوقين، ويهيئ لإدارة العقود شروطًا واضحة متفقًا عليها، ويقلل من مخاطر التعامل مع جهات غير مؤهلة.

مقرر عام مشترك يتناول المفاهيم والأدوات العلمية لإعداد الخطط الاستراتيجية المؤسسية ومتابعة تنفيذها وتقييم نتائجها.

تزويد الدارس بالأسس المنهجية للتخطيط المؤسسي، وصياغة الأهداف ومؤشرات الأداء، ومواءمة خطط الإدارات التشغيلية مع الاتجاه العام للمؤسسة.

• مفاهيم التخطيط الاستراتيجي ومستوياته المؤسسية والقطاعية والتشغيلية.
• أدوات التحليل البيئي الداخلي والخارجي.
• صياغة الرؤية، والرسالة، والقيم، والأهداف الاستراتيجية والأولويات.
• المفاضلة بين الخيارات والبدائل الاستراتيجية.
• تحويل الأهداف إلى مبادرات ومشاريع وبرامج عمل، وتحديد الموارد والمسؤوليات.
• بناء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، ومتابعة التنفيذ، وتحديث الخطط دوريًا.

تُسقط المفاهيم العامة للتخطيط الاستراتيجي على منظومة الشراء والتعاقد عبر ربط خطط التوريد السنوية بمستهدفات المؤسسة وميزانياتها المعتمدة، والانتقال من الشراء الفردي المجزأ إلى الشراء المؤسسي المخطط، وترتيب أولويات المنافسات بحسب أهميتها للأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

تمكين مسؤولي المشتريات والعقود من مواءمة أعمالهم اليومية مع أهداف الإدارة العليا، وبناء مؤشرات قياس واضحة لكفاءة إدارة الإنفاق والتوريد.

صياغة خطة تشغيلية سنوية لإدارة المشتريات تترجم مستهدفات المؤسسة التوسعية إلى حزم شراء مجدولة، وتحدد مؤشرات أداء لنسبة الالتزام بالميزانية التقديرية ومتوسط زمن دورة الشراء.

يوفر الإطار التوجيهي العام الذي يحدد أولويات الشراء والتعاقد، ويضمن اتساق الموازنات وعلاقات التوريد مع الرؤية المؤسسية طويلة المدى.

مقرر عام مشترك يتناول مفاهيم تحديد وتحليل المخاطر المؤسسية، واستخدام مصفوفات التقييم، وتصميم خطط الاستجابة والمعالجة.

تمكين الدارس من تحديد مصادر المخاطر وتقييم احتمالاتها وآثارها، وبناء سجلات المخاطر والضوابط الوقائية لحماية الأعمال المؤسسية.

• مفاهيم الخطر، ومصادره، وأطر عمل إدارة المخاطر المعيارية.
• تحديد المخاطر المؤسسية والتشغيلية وربطها بالأهداف.
• تحليل المخاطر وتحديد احتمالية الحدوث والأثر.
• تقييم المخاطر واستخدام مصفوفة المخاطر (احتمالية الحدوث والأثر) لترتيب الأولويات.
• خيارات الاستجابة للمخاطر (التجنب، التخفيف، النقل، القبول) وتحديد المسؤوليات.
• إعداد سجل المخاطر (Risk Register) وتصميم الضوابط الوقائية والتصحيحية.
• المتابعة الدورية، وإعداد التقارير، وإجراءات التصعيد للإدارة العليا.

يستفيد الدارس من منهجيات إدارة المخاطر في رصد التهديدات المرتبطة بسلاسل التوريد والتعاقدات؛ مثل مخاطر الاعتماد على مورد واحد، وتأخر التوريد، وتذبذب التكاليف، وضعف الأداء الفني، وعدم الوفاء بالالتزامات التعاقدية، وتصميم الضوابط والاشتراطات البديلة بالتنسيق مع المعنيين.

دعم تقليل احتمالات التعطل وآثاره، والاستعداد للاستجابة بالتنسيق مع المختصين، وتضمين بنود الحماية في العقود والمنافسات.

إعداد سجل مخاطر لعملية توريد حيوية يحدد مخاطر تعثر المورد أو تأخر المواد، وتقييم احتمالية حدوثها وأثرها، وتحديد الإجراءات الوقائية والبدائل التشغيلية المعتمدة للتعامل معها.

يشكل عنصر المتابعة الوقائية لجميع مراحل المشتريات والعقود؛ حيث يساعد في بناء معايير تأهيل الموردين وصياغة اشتراطات العقود التي تحد من الانقطاع والتعثر.